Le règlement intérieur

I. Adhésion au Photo Club de Lille

Est considéré comme adhérent (ou membre) du Photo Club de Lille toute personne de plus de 18 ans ayant acquitté sa cotisation au titre de l’année scolaire en cours. Il doit avoir présenté, le cas échéant, le justificatif permettant un tarif réduit.
Les tarifs des cotisations sont précisés sur le site internet. 

Il ne sera procédé à aucun remboursement de la cotisation.

Le membre est autorisé à participer à toutes les activités proposées par le Photo Club, à réserver et utiliser le local, à emprunter à la bibliothèque, à participer aux assemblées générales et à l’élection du bureau.
Il lui est attribué un compte personnel sur le site internet. 

Ces avantages ne peuvent être cédés d’aucune façon à un tiers extérieur à l’association.


II. Le local du Photo Club de Lille

Adresse du local : square des Madelonnettes, 59000 LILLE

L’usage du local est réservé exclusivement aux adhérents du club.
L’usage du local est réservé à un usage amateur, il est donc interdit d’en faire un usage professionnel. 
Tous les membres, leurs invités et leurs modèles doivent respecter le présent règlement.

Les ressources du local sont :

  • Le laboratoire de tirage et de développement
  • Le studio de prise de vue
  • La bibliothèque

Le présent règlement couvre l’utilisation de toutes ces ressources.

a. Réservation et récupération des clés :

Les réservations se font sur le site internet www.photoclublille.fr depuis l’espace personnel attribué à chacun : 

  • Il est possible de réserver un créneau d’une heure à quatre heures
  • Le motif de la réservation doit être indiqué. 

Si deux membres veulent accéder au local pendant des créneaux qui se chevauchent pour des activités incompatibles, c’est le premier qui a réservé qui prévaut.
Si un membre souhaite venir en chevauchant le créneau d’un autre membre, il doit lui en demander l’autorisation au préalable. 

Pendant un créneau, le local est toujours sous la responsabilité d’un membre appelé « membre-responsable ». Si un créneau est occupé par plusieurs membres, ils doivent désigner ensemble le membre-responsable. 

Le membre-responsable doit retirer la clé lors d’une séance du jeudi soir auprès de l’un des membres du Conseil d’Administration. 

Il se voit remettre :

  • Soit uniquement la clé d’entrée du local
  • Soit la clé d’entrée du local et la clé d’accès au système flash s’il a déposé la caution correspondante (Le tarif des cautions est disponible sur le site internet www.photoclublille.fr dans l’espace personnel)

S’il invite des personnes externes au club (modèles et accompagnants du modèle), il doit le signaler et fournir les identités des invités. 

Il doit remettre la clé lors de la séance suivante en mains propres à un membre du Conseil d’Administration.

b. Utilisation du local

A l’arrivée :

Le membre-responsable doit signaler immédiatement à un des membres du bureau toute anomalie dans le local. Toute anomalie non signalée qui aurait été découverte au créneau suivant lui sera imputée.

Durant le créneau : 

Il est interdit à l’intérieur du local :

  • De laisser entrer une personne externe au club non signalée lors de la récupération de la clé
  • D’utiliser les produits stockés dans le local des autres membres sans leur autorisation expresse et ceux acheté par le Photo Club de Lille.
  • De détériorer ou mal utiliser le matériel (en cas de doute sur l’utilisation, contacter l’un des membres du CA)
  • De détenir et/ou d’utiliser des substances et des objets illicites
  • De fumer
  • De transmettre le code de la grille à une personne non-adhérente du Photo Club

Il est interdit aux abords du local :

  • De stationner son véhicule dans la rue de la Halloterie
  • De faire du bruit dans le square qui importune les résidents (résonance/échos)
  • De laisser la porte ouverte sans personne à l’intérieur (cf responsabilités)

Au départ :

  • Rendre le local propre (bacs lavés, tables essuyées, sol balayé, pièce aérée si besoin…)
  • Rendre le local rangé : chaque objet et meuble doit être remis à sa place.
  • Débrancher les appareils (en particulier les radiateurs), sauf le frigo
  • Fermer le robinet de l’évier
  • Vider les poubelles dans le local prévu à cet effet
  • Fermer les portes à clé et à double tour, baisser le store de la porte d’entrée.

c. Droit de regard et responsabilités

Dans le cadre de prise de vue en studio, le membre responsable doit fournir les coordonnées exactes (nom, prénom et n° de téléphone) des modèles qui seront présents pendant le créneau. Le bureau se réserve le droit d’interroger ceux-ci pour savoir si tout s’est déroulé « correctement » par rapport à ce qui était convenu entre les modèles et les membres de l’association.

De manière générale, le bureau a un droit de regard sur le déroulement des activités pendant un créneau.

Toute dégradation directe ou indirecte, toute négligence, entraîne la responsabilité financière, civile voire pénale du membre désigné comme responsable du local pendant le créneau.

Pour mémoire, le bureau a la capacité de radier les membres contrevenants en cas de manquement aux bonnes dispositions du club.

Le club, en tant que personne morale, est fondé d’exiger réparations et apte à engager les poursuites judiciaires éventuelles, par la voie de son président.

Le club n’est pas responsable du matériel qui ne lui appartient pas.


III. La bibliothèque

La bibliothèque comporte des ouvrages, des revues, des DVD achetés par le club ou cédés par des tiers ou membres adhérents.

Tout emprunt ou retour est gratuit et doit être effectué auprès d’un membre du Conseil d’Administration lors d’une séance hebdomadaire le jeudi

Il est possible d’emprunter jusqu’à six éléments à la fois. La durée d’un emprunt est d’un mois renouvelable une fois.

Un historique des emprunts est tenu par les membres du Conseil d’Administration.


IV. Le Conseil d’Administration

a. Composition du Conseil d’Administration 

Le Conseil d’Administration est composé de minimum 4 personnes à maximum 11 personnes titulaires.
Il élit un Président, ou deux co-présidents ; un trésorier ou un trésorier et un vice trésorier ; un secrétaire ou un secrétaire et un vice secrétaire lors de sa première AG.

b. Modalités de l’élection des membres du Conseil d’Administration.

Comme le prévoient les statuts, le Conseil d’Administration est renouvelé tous les deux ans, par vote lors de l’Assemblée Générale.

Les modalités précises de l’élection sont fixées comme suit par le Règlement intérieur :

Type de scrutin :

Il s’agit d’un scrutin de liste, majorité relative à un tour.

Sera élue, sous réserve des conditions d’éligibilité précisées ci-dessous, la liste qui aura reçu le plus grand nombre de voix au terme du premier et unique tour.

En cas d’égalité de score entre deux listes arrivées en tête, la voix du Président du Conseil d’Administration sortant sera déterminante.

Conditions d’éligibilité :

Est éligible toute équipe d’au moins 4 colistiers jouissant chacun du statut de membre de l’association depuis plus d’un année (mesurée entre la date d’inscription et la date de déclaration de la liste).

Les listes se feront connaître, par l’un de leur représentant, auprès du secrétaire de l’association, au plus tard dix jours avant la date de l’élection.

Toute liste incomplète ou ne respectant pas les conditions ci-dessus sera déclarée inéligible et ne sera donc pas proposée au vote.

Les membres sortants du Conseil d’Administration sont infiniment rééligibles.

Conditions du vote :

Condition d’ancienneté : rappelons que les votes de l’Assemblée Générale sont exercés par les membres ayant plus d’un an d’ancienneté (appréciée à partir de la date d’inscription au club).

Quorum : la validité du vote est subordonnée à la participation d’au moins cinq électeurs non-candidats

Procuration : les électeurs absents pourront donner procuration (par écrit) à toute personne chargée de la représenter lors du vote. 

Procédure : Le vote s’effectuera à main levée, sous le contrôle d’un membre électeur non candidat porté volontaire.

Modalités pratiques : le Bureau du Conseil d’Administration « sortant » sera chargé de l’organisation des élections conformément aux présentes dispositions. 

Autres dispositions : 

La passation effective des pouvoirs s’effectuera dans un délai maximum de deux mois après l’élection, permettant le cas échéant un transfert serein de la compétence.

Le Conseil d’Administration en titre se réserve le droit de faire évoluer les présentes dispositions.

Les cas ou situations particulières non précisées dans les présentes dispositions seront réglées par le Conseil d’Administration, au titre de sa compétence de gestion et d’organisation, dans le respect des statuts de l’association.


V. Principes moraux du Photo Club de Lille

Le Photo Club de Lille est un lieu d’échanges et de partage de connaissances autour de la photographie. Il est rappelé que toutes les activités doivent se dérouler dans le respect de l’autre, la bienveillance et les échanges constructifs. Le bureau se réserve le droit d’avertir d’abord (jusqu’à deux fois) tout membre qui ne respecterait pas ces principes, puis de radier ce même membre qui contreviendrait à ces principes de manière répétée et grave. 

Fait à Lille, le 14/09/2021